どこの会社もそうだと思いますが、当社の会議室には壁にホワイトボードが設置されています。
今までは1枚でしたが、最近になってホワイトボードが3枚に増えました。どうも社長に何らかの意図があって、増えたようです。
今回はその真意を聞いてみました。
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●社長、最近第１会議室にホワイトボードを増設されましたね。どんな意図があるんでしょうか？
◆社長：
まあ、何かの目的を集団で組織的に解決しようとしたときに、問題解決のための会議はとても重要だよね。
で、会議では会議メンバー全員の頭を活性化して、いかに問題解決に集中してもらうかが成果の出る会議のポイントだと思う。
だけど、実際には、発言者が机に座って報告文書や資料を説明し、
これを他のメンバーが黙って下を向いたり、腕組みして目をつぶって聞いている（聞いているふりをしている）
という場面をよく見るよね。見ない？
●あぁ、よく見る光景かもしれないですね…。心当たりが…。
◆社長：
こういう会議を変えるため、会議をより活性化させるためにホワイトボードっていうのは、
重要な役割があるんだよね。
●なるほど…。でも、“会議の活性化”のためにホワイトボードが大事なのは分かりましたけど、
3枚に増やす必要って何ですか？
◆社長：
理由は簡単。1枚だとホワイトボードがいっぱいになったら、消さないといけないから、
前に書いたものを出来るだけ残しておけるように3枚にしたんだよ。
書いたものを残しておくことで、少し前に議論して確認した事や出された意見も共有できるし。
模造紙みたいな紙を使ってもらってもいいんだけど、ホワイトボードの方が使いやすいかなと思って。
でも、ホワイトボードを増やしただけでは、自動的に会議の活性化には繋がらないよ。
会議当日の進行の場面で道具として意識して使ってもらえればそれなりの効果は出ると思う。
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ホワイトボードの活用については、以前このブログにも書いてあります。
https://blog2.tkp.co.jp/oyakudachi/2012/04/1264.html#more-1264
会議やミーティングを行なう際、ホワイトボードを使用している方も多いと思います。
ホワイトボードに書きながら進めると、参加者の思い違いを減らせたり、スムーズに進められるというメリットがあると思います。
ホワイトボードをうまく活用することで、会議もより有意義なものになるでしょう。
ただ、上記にも書いてあるとおり、ホワイトボードを増やすだけでは、会議の活性化、有効化に直結はしません。
そのための手段としては良いと思いますし、物は使いようです。よりよい会議、実りある会議にするためにも、これから活用していきたいです。