社外の外部の方々とインターネットで連絡・情報共有される場合のツールとしては、今も昔も電子メールが主流だと思います。
電子メールは1対1のやりとりや、受信したら返信してそれでおしまいというレベルのやりとりだと便利ですが、複数のメンバーが日常的に相互に情報交換する場合は逆に煩雑になってしまうことが少なくありません。
誰かが複数の人にあててメールを送ったのに、受け取った人は送った人にしか返信せず、他のメンバーはそのやりとりを知らないとか、メールの受信箱が整理されていないと、お目当てのメールを探すのに苦労することになります。迷惑メールも含めて多数のメールを受け取ることが多いと、メールで話の流れを管理するのは難しいですし、スケジュールの調整や管理は、そもそもメールでは難しいということもあります。
メーリングリストという手もあるのですが、これもユーザの登録や管理など面倒な面もありますし、話の流れをいくつものメールを見ながら追わないといけないなどの面倒くささもあります。
そこでおすすめなのが、無料のグループウェアサービス「サイボウズLive」です。
●無料コラボレーションツール サイボウズLive
http://live.cybozu.co.jp/
サイボウスというグループウェアは、日本でいちばん採用されているグループウェアシステムで、弊社でも長年使っています。でもこのサイボウスは自社内で使うことが前提のシステムなので、社外の人たちと情報共有するのにはあまり向いていません。そうした中でサイボウスは無料のグループウェアサービスとして「サイボウスLive」をリリースしました。これは複数の企業や団体をまたがって運用することを前提に考えられたシステムです。もちろん社外のメンバーを加えず社内のメンバーだけで行ってもOKです。
特徴としてはサイボウズLiveのアカウントを取得すると、20人までのグループを無制限に作ることが可能になります。グループ内では、掲示板が使え、カレンダー共有、ToDoリスト共有、ファイル共有が可能になります。グループをまたいだメッセージ送信などもできます。カレンダー機能について言えばGoogleカレンダーからの予定の取り込み、サイボウスをお使いの方はサイボウスとの同期も可能になっています。
グループウェアとしての機能は必要最小限ですが、画面もスッキリしていて使いやすいのですが、一番うれしいのはグループ内で新しい情報が加えられると、それを一定時間ごとにまとめて自分宛にメールを送ってくれる機能です。この時間は最短で15分、最長で24時間で、自分で選ぶことができます。ただでさえ、業務システムがWebベースになってログインするサイトが増えていますので、ついついログインを忘れがちですが、メールで更新があったことを伝えてくれれば情報を見落とすことが少なくなります。携帯やiPhoneにも対応していますので出先でも確認ができます。
私も協力会社の方や、Webの更新を委託されているお客様との間で、それぞれグループを作って運用しています。日常的な情報共有は掲示板をベースに行っていますが、お客様から指示や問い合わせがあった場合、そのことがメンバー全員に伝わりますし、返答を誰かが掲示板に書き込めば、そのことも全員に伝わり重複して対応したりということがなくて済みます。
話の流れも掲示板のスレッドに集約され、あとで見返すときもすぐに目的の話題に到達できます。
ただ検索機能がないのは玉に瑕なのですが、これは機能強化の優先項目の上位に上げられているので、早晩解決されるものと思います。
機能的にはシンプルなのですが、細かい部分で配慮の効いた機能があったり、結構奥が深い感じです。
まずは無料ですし使ってみることが大事だと思います。おすすめです。