外出時の営業に連絡を取るとき、携帯に電話すると商談中や運転中で、電話が取れないことって、よくありますよね？
電話をかけられた側は商談中に電話に出るわけにいかないし、運転中は危ないし。かけた側は「何で出ないんだ！」ってイライラするし．．．
そこで弊社では、営業の携帯へ簡単にメールが送れるちょっとした工夫（HTMLページを１ページ作成）をして、特に緊急性がない場合は携帯へメールを送るようにしました。ブラウザでアクセスすると、営業の名前が並んでいる画面が出てきます。営業の名前をクリックすると、普段使っているメールソフトのメール作成画面が出てきますので、件名・要件を入れて送信するだけです。
使い慣れたソフトで送ることができ、受け取った側がそのまま返信を書けば送信者に届くというメリットがあります。
伝言や問い合わせなどであれば携帯メールで営業に連絡が着き、何度も連絡する必要もありません。メールアドレスをいちいち確認する必要もありません。受け取る側の営業も手のあいた時にメールを確認できるので、商談・移動のジャマになりません。
グループウェアからリンクが張られているのですぐアクセスできます。また、社内からしかアクセスできないようになっているので、社外の人にアドレスが知られることもありません。
よく使われているのは事務連絡の手段としてです。
「検版の準備ができたから、帰ってきたらよろしく」
「色校が出たから、見ておいてね」
「○○様から△△の件で電話がありました」 など
送る側からすると、メールを送っておいて後で直接確認もできますし、送信メールが残っているので自分の確認用にもなります。「後で伝えよう」と思って、忘れてしまうことも防げます。
送られる側も、すぐ対応が必要な場合は対応することができますし、帰社した時に机の上の山のような伝言メモを処理しなくてよくなりました。
ちょっとした工夫ですが、営業への確認や連絡の多い部署では重宝しています。