みなさん迷惑メールには、文字通り迷惑してませんか？
例えば私の1日に受け取るメールで数えてみたら、1日で347通メールを受け取ってました。このうち254件が迷惑メールとしてカウントされてました。実に73％以上が迷惑メールです。
迷惑メールとしてカウントされなかったメール93通の中でも、製品の登録情報とか、とても読めないメールマガジンとかが結構ありますので、実際に目を通さないといけないメールは半分から6割程度ではないかと思います。
私の場合、この迷惑メールはいったん受信してメールソフトで振り分けるのではなく、実は受信すらしないのです。なので最初から93通だけを見ることになります。
この強力な迷惑メールフィルタのからくりはGmailを使っているということなのです。Gmailは、ご存じのようにGoogleが提供する無料のメールサービスです。
私は会社に来たメールを全部、このGmailのアカウントに転送をしています。Googleとはいえ、一企業の提供するサービスに全部のメールを転送するのはどうかというご意見もあろうかとは思いますが、とりあえずここではそれを脇に置いて話をします。
Gmailはメールが来た時点で迷惑メールかどうかを判定し、迷惑メールだと判定されたら迷惑メールのラベルをつけて、受信フォルダとは別のところに保管します。Gmailは普通のメールソフトでも受信できますから、私は受信フォルダにあるメールだけを受信すればよく、迷惑メールを目にしません。
Gmailの迷惑メールフィルターは、膨大な量をさばくGmailの中で日々強化されていますので、特にアップデートとかをしなくても、どんどん精度の高いフィルタができあがっていくのです。
希に、迷惑メールでないメールが迷惑メールとしてカウントされることがありますが、そのときは迷惑メールのフォルダを見に行きます。迷惑メールは30日間は保管され、それをすぎると削除されますので、30日以内に気付けば大丈夫です。
何度も間違って迷惑メールにかかるときは、フィルタ機能を使って「迷惑メールにしない」設定をしてやります（いわゆるホワイトリストを作ります）。いったんメールソフトで受信したメールは、ゴミ箱に移動しますが、ここも30日間保管しておいてくれます。削除したくないメールは、なんらかのラベルをつけて保存（アーカイブ）すれば、自動で削除はされません。容量は7.5Gほどありますので、かなりのメールをためておけます。たまったメールを探すときも、Googleですから強力な検索で見つかります。
会社のメールを転送し、そこに届いたメールに返事をする場合、送信者のアドレスが *****＠gmail.com になると、あまりよくないですが、これも「アカウントとインポート」の設定で、Gmailから送信するときのメールアドレスを任意に設定することができます。これなら受け取った人も、会社のアドレスで送られてくるので違和感がありません（メールのヘッダを詳しく見ればGmailから送ったことはわかりますが）。
Gmailに届いた特定の送信者のメールだけ、携帯に転送するとかもできますし、かなり柔軟な転送設定も可能です。ちなみに私は、社内から送られてきたメールとか、特定のお客様（緊急対応が多いお客様）のメールは出先でもすぐにチェックできるように携帯に転送しています。
メールソフトがなくてもブラウザだけでメールチェックができますし、携帯やiPhone、Android端末などもGmailにはしっかり対応していますので、どこでもメールが確認できます。最悪、ネットカフェに行けば、いつでもメールが見られるわけです。
ちょっと迷惑メールの話から飛びましたが、Gmailの迷惑メールフィルタは本当に協力ですので、迷惑メールにお困りの方は、検討されてはいかがでしょう？
個人で取得するGmailのアカウントは無料ですが、企業のシステムとして運用したい場合は、GoogleAppsという有料サービスもあります。これは1アカウント月額500円かかりますが、独自のドメインでGmailやGoogleドキュメント、カレンダーなどが利用できます。社内にそういうサーバやシステムを置こうにもノウハウもないし難しいという場合は、GoogleAppsを使ってみるのも一案です。システム管理の人件費や設備費なども含めて考えるとトータルではGoogleAppsの方が安いということもあるかもしれません。