原稿収集の作業を軽減

名簿や名鑑などの編集作業は結構大変なものになっていませんか。
例えば、同業の事業所の名鑑を作るとすると、掲載する項目を決め、対象の企業・団体に原稿を依頼し、集まってきた原稿を整理・チェックを行い、印刷会社へ依頼を行う。
言葉で書くとおおむねこのような手順を踏んでいると思います。

この際に、名鑑を利用する方にとってわかりやすく、各項目の原稿内容を整理していく作業がとても大変になって来ると思います。
表記を統一させるかどうか、させるとするとどのような表記とするか、さらには、原稿をどのような形で集めると、整理しやすくなるか。などなど。

この夏に、病院の名簿の作成にあたり、原稿整理と校正作業を軽減させるために、原稿用紙をマークシートとして作成し、OMRによる読み取りを活用することができないかというご相談をいただきました。

この相談を実現するために、次のような取り組みを行いました。

ひとつは、選択肢のOMR読み取り。これまで、紙の原稿用紙に記入していただいていた項目内容をあらかじめ用意した選択肢を選んでいただく形にできるものは、可能な限りこの方法にしました。病院名簿なので、基準看護などの適用状況や病棟の種類、主な設備などを選択肢にすることで、原稿記入時の表記のゆれを防ぐと共に作業ミスを減らすことができるようにしました。

二つ目には、原稿依頼先の会社名・住所など分かっている情報をあらかじめ原稿用紙にプリントした状態で原稿依頼を行うようにしました。
これにより、原稿記入時に新たに記入する原稿をできるだけ少なくすることで、原稿作成者の負担を減らすとともに、原稿整理作業や印刷用のデータ作成や校正作業などの手間があまりかからないような流れとなるようにいたしました。

回収した原稿用紙は、スキャナで読み込み、OMRの認識処理を行い、タブ区切りのテキストとして原稿化し、名簿印刷用データ作成に渡るようにしました。

現在進行中の案件なのでこうした改善提案の効果を正確に評価することは出来ていませんが、次回からは、さらに、原稿依頼から収集・確認の作業の負荷が少なくなるような流れに組み立ていきたいと考えています。

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